La contabilidad sirve en una empresa para llevar las cuentas y el control sobre todas las operaciones diarias como la compra, venta, gastos e inversiones. La persona encargada de esta labor, debe organizar los documentos y tanto registrar como reportar las actividades que se realicen con el dinero ya sea movimientos tangibles o intangibles.

Las operaciones son para analizarlas, clasificarlas, resumirlas y finalmente ponerlas en un estado financiero o balance que debe contener toda la información veraz y realidad financiera de la empresa.

En muchas ocasiones por ser un negocio pequeño, una microempresa, una tienda o un emprendimiento, no se tienen los suficientes recursospara contar con una nómina que incluya un departamento de contabilidad, o por lo menos una persona profesional en el área para que se encargue de los asuntos económicos.

Lo que muchas veces se convierte en un problema, porque seguramente la persona que creó la empresa o el equipo de trabajo no es contador, economista o administrador y peor aún no tiene un buen manejo de sus finanzas, porque solo se preocupó por potencializar sus capacidades y quizás el producto o servicio que se dedicó a vender.

Durante el primer año, puede que todo resulte bien. Pero el momento en el que empiezan a llegar varias facturas para pagar impuestos por la constitución de su empresa y entonces le toca correr para reunir facturas que jamás guardó y reportar los activos y obligaciones que nunca registro. No solo eso, se puede perder de beneficios tributarios por no tener ni idea del tema.

Así que lo mejor es que construya el hábito de leer para que esté actualizado de los cambios que pasen el país y que lo puedan beneficiar y también, que aprenda algunas cosas básicas de contabilidad para que por lo menos lleve un orden sus operaciones y en dado caso pueda tomar decisiones correctas para la situación financiera de su empresa. 

Comencemos por algunos conceptos básicos

De acuerdo con vivoemprendiendo.com llevar el control financiero de su negocio le permite conocer las necesidades a las que se debe enfrentar y los recursos con los que cuenta para ello. De hecho, asegura que si no se es precavido con la contabilidad, usted se está arriesgando a agotar sus ingresos a mitad de mes o a desconocer los préstamos concedidos a un tercero.

Mire estos dos conceptos:

1. Balance General: es un resumen que refleja el panorama actual de su empresa. Este lo guiará a tomar las decisiones financieras. Básicamente es un resumen de todo lo que tiene la empresa, lo que debe y lo que realmente le pertenece al propietario. El reporte se clasifica así:

1.1 Activos: son todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa y que contribuyen a la generación de utilidades. Ejemplo: inmuebles, cuentas bancarias etc.

1.2 Pasivos: son las deudas y obligaciones que la empresa tiene a su cargo y que de alguna manera le generan costos a la empresa. Ejemplo: cuentas por pagar, préstamos etc.

1.3 Patrimonio: es el resultado de restar los pasivos a los activos. Así se sabrá exactamente qué tiene el propietario del negocio en forma tangible o intangible, o más bien si se reporta alguna pérdida.

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2. El Estado de Resultados: en este documento se registran los datos de un momento en específico de la empresa para que nos muestre el estado de pérdidas o ganancias. Sus componentes son:

2.1 Ingresos: los que se obtuvieron durante el periodo contable que se está reportando. Ejemplo: ingresos por ventas, ingresos financieros u otros ingresos.

2.2 Costos: es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción, se puede establecer el precio de venta al público que es la suma del costo más el beneficio.

2.3 Gastos: siempre implica una salida de dinero. pueden ser los gastos fijos como por ejemplo, el pago del arriendo, la nómina o los servicios o gastos variables por alguna emergencia.

¿Cómo llevar la contabilidad?

En cuatro pasos le contamos cómo debe organizarse para llevar una buena gestión sobre los movimientos de su empresa y las operaciones financieras. La clave para lograrlo es que sea disciplinado y cree el hábito de archivar todos los documentos que sean necesarios. Estos son los pasos que propone emprendedores.es

• Consiga un programa de facturación: el control de los ingresos y gastos es lo principal. Use la tecnología para ello un software que tenga plantillas para factura sy que las archive para que así usted puede analizar la información hacer proyección sobre su negocio.
• Lleve un registro de sus gastos e ingresos: en ambos casos organícelos por categorías. Escriba o haga una copia de los recibos que entregue a sus clientes y en el caso de los gastos divídalos en fijos (créditos, servicios, nómina etc) y variables  (emergencias, o gastos esporádicos)
• Lleve un registro de los impuestos: la primera tarea es que averigüe cuáles son los impuestos que tiene que pagar según la constitución de su empres y si es persona natural o jurídica. Haga un calendario para que anote las fechas importantes del año en los que debe tener listos documentos y debe cumplir con esta obligación.

• Ahorre tiempo y dinero: elija una vez al mes o cada quince días un día para organizar los documentos y archivar las operaciones contables para el momento en que necesite hacer el balance general o el pago de impuesto. Recuerde que si tiene todo en orden puede encontrar beneficios tributarios.